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GESTIRE IL TEMPO: organizzarsi e raggiungere obiettivi. Come usare mappe mentali

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Spunti & Risorse

Breve esempio di un mappa mentale settimanale

Organizzarsi e gestire il tempo aiuta a portare a termine attività e raggiungere obiettivi per vivere una vita felice. La mappa mentale è uno strumento creativo per organizzare tempo e attività per prendersi cura di cose e persone. Come usare mappe mentali?

Ogni settimana, creo una mappa per avere un quadro completo degli ambiti che richiedono la mia attenzione: casa, coppia, lavoro, amici, hobbies etc. Quando sono carico di impegni, inizio ad essere preoccupato e confuso: credo di non avere tempo e capacità per affrontarli. La mappa schiarisce i pensieri, li mette in ordine rispetto a obiettivi e li distribuisce nel tempo in base a priorità. Così mi aiuta svuotare la mente e a recuperare energie per realizzare progetti, a dedicare tempo a cose importanti: in poche parole promuove il benessere personale, famigliare, sociale e lavorativo. Ho iniziato dopo il mio incontro con l’inventore Tony Buzan è stato l’inizio e da quel giorno non riesco a fare a meno di questo strumento (clicca qui per l’articolo dell’incontro).

Se la tua mente è vuota è sempre pronta a tutto; è aperta a tutto. (Shunryu Suzuki)

Se ti organizzi bene per un viaggio, ad esempio, potrai vivere un’esperienza straordinaria e soddisfacente: devi dedicare del tempo senza pensare a nient’altro, scegliere mete e percorsi. Sarà importante suddividere in attività partendo da aree e ambiti (budget, mezzi di trasporto, valigie, attrezzature, abbigliamento) e dando priorità a specifici bisogni e desideri. Nel viaggio di nozze vorrai celebrare e festeggiare, durante le ferie, invece, rilassarti e conoscere nuovi luoghi: sono obiettivi diversi. In base al budget decidere il mezzo di trasporto e in base al luogo, attrezzature e abbigliamento. E poi pianificare il viaggio, anticipando tappe intermedie per passare la notte e approfittare di una breve visita in una nuova città, prenotare, fare valigia e partire.

Organizzarsi richiede immaginare il futuro, attività e sequenze di azioni per realizzarlo. Ci sono viaggi in cui è bene partire senza troppa organizzazione, certo, ma è una scelta ben precisa in virtù di altri desideri e motivazioni. Tuttavia, anche in questo caso, non si può rinunciare ad una minima organizzazione, altrimenti si rischia di dimenticare qualcosa o di rendere insoddisfatto qualcuno.

Vita quotidiana

Ogni settimana ci sono cose, persone e animali che richiedono la nostra attenzione, attività da organizzare e svolgere: scrivere un’email, portare il cane al veterinario, inviare un CV, comprare un regalo, fare la spesa. La disorganizzazione può portare a insoddisfazioni, frustrazioni e stress e perciò ti consiglio le mappe mentali: uno strumento che può aiutarti ad aver chiaro cosa fare e quando. Io inizio il lunedì mattina, per organizzarmi la settimana e, spesso, ogni giorni creo una nuova mappa per il giorno. Di solito proviamo confusione quando sappiamo di dover fare tante cose, parafrasando David Allen,

“il problema non è non avere tempo per fare le cose ma non sapere dare priorità alle cose”

Ecco alcuni semplici passi per iniziare dalle azioni e organizzarle in un processo spazio-temporale-mentale per realizzarle. Alla fine ti consiglierò un libro per approfondire.

COSE DA FARE

Elenca tutte le cose che hai da fare, ad esempio: chiamare Gianni il commercialista, pagare bollette, comprare regalo.

AMBITI

Crea ambiti in cui inserire queste azioni: avremo chiamare Gianni = LAVORO, pagare bollette= CASA, comprare regalo = RELAZIONE DI COPPIA.

CREA UNA MAPPA

Al centro scrivi la settimana corrente e fai partire il primo ramo, dando il nome degli ambiti creati.

ELENCA AZIONI

Per ogni ambito elenca ed aggiungi le azioni da fare.

PRIORITÀ e SCADENZE

A questo punto, ti consiglio una pausa di 5 minuti, per riposarti e prepararti alla seconda parte più impegnativa. Ho già parlato dell’importanza delle scadenze e di alcune strategie creative (clicca qui)

Prendi un pennarello diverso e inserisci dei numeri in base a priorità e scadenze, cioè “Cosa è importante fare per primo, secondo e terzo? Entro quando?” Ad esempio: Gianni aspetta la tua chiamata da 3 giorni e sei già in ritardo, la bolletta scade fra 10 giorni, il compleanno è fra 5 giorni. La scala di priorità sarà 1-3-2, quindi chiamare

  1. Chiamare Gianni
  2. Comprare regalo
  3. Pagare bolletta

PIANIFICAZIONE

Apri la tua agenda cartacea o digitale (io uso Google Calendar, un’Applicazione gratuita connessa con il pc e lo smartphone, da consultare ovunque). Segna queste azioni in giorni e orari precisi, ad esempio: lunedì dalle 15:00 alle 16:00 prepara documenti per Gianni e chiama. Lunedì ore 19:00: pensa al regalo da fare; Martedì ore 19:00 compra regalo; Mercoledì ore 12:30: pagare bolletta.

VERIFICA, ELIMINA E RIPIANIFICA

Ogni fine giornata o settimana, consulta la tua mappa e cancella le attività svolte: quest’azione, seppure semplice dà una gratificazione immensa perché ti rende consapevole del successo raggiunto
Se hai delle attività che non hai realizzato, non c’è problema: scegli un altro giorno in cui farle.

CONSIGLI

Usa colori per stimolare creatività e memorizzazione. Crea la tua mappa in un luogo tranquillo e in un momento della giornata in cui sei maggiormente produttivo: io preferisco dalle 8.15 alle 8.45. Nel libro di Buzan ci sono approfondimenti e consigli utili per utilizzare la mappa a casa, a lavoro, per preparare una presentazione, per gestire un team, realizzare e condurre un progetto. Gli esempi di aziende di successo sono tanti. Il libro si chiama Mappe Mentali a lavoro di Tony Buzan

Buona organizzazione.

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