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GESTIRE IL TEMPO: organizzarsi e raggiungere obiettivi. Come usare mappe mentali

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Breve esempio di un mappa mentale settimanale

Organizzarsi e gestire il tempo aiuta a portare a termine attività e raggiungere obiettivi per vivere una vita felice. È come fare un viaggio: per poterselo godere bisogna organizzarlo e pianificarlo con giusti mezzi. La mappa mentale è uno strumento creativo che aiuta ad organizzarsi e a prendersi cura di cose e persone nella vita quotidiana.

Sì, ma a cosa serve?

Dipende da ciò che vuoi ottenere: puoi pianificare obiettivi del nuovo anno, organizzare un viaggio, creare un’azienda o una strategia aziendale da condividere con il tuo team. In questi articolo ti parlerò di come creare una mappa mentale per organizzare la tua settimana. Poi potrai decidere di applicarla a ciò che desideri: per lavorare, studiare, raggiungere obiettivi, migliorare o cambiare ciò che non va.

Perché una mappa settimanale o annuale?

Creare una mappa mentale è come farsi un’analisi del sangue per capire quale parte del corpo ha bisogno di maggiore cura: fegato?polmoni?cuore?. Ogni settimana (ma anche ogni anno e ogni mese), creo una mappa per avere un controllo (più o meno) completo della mia vita. Ogni volta che la creo, riesco ad avere consapevolezza degli ambiti che richiedono cura e attenzione: casa, coppia, lavoro, amici, hobbies etc. e mi aiuta a definire azioni da fare per migliorare o cambiare.

“Il problema non è non avere tempo per fare le cose ma non sapere dare priorità alle cose” (D. Allen)

Impegni, preoccupazioni e distrazioni creano talvolta buio totale: la mappa, inoltre, fa luce sulle mie priorità e su ciò che è importante. A volte, pensieri e attività si sommano e non ho tempo per dedicarmi ad altro: la mappa schiarisce i pensieri, li mette in ordine e suddivide le attività in tante piccolissime azioni. Questo in teoria. Poi tocca a me realizzarle con azioni pratiche e concrete nell’immediato futuro. Ti assicuro che, arrivare fin qui, stimolando la creatività con la mappa mentale, riesce a darmi energia e tempo necessario per dedicarmi al mio benessere personale, famigliare, sociale e lavorativo.

Ed è questo il mio scopo, come ho spesso ripetuto in altri articoli: vedere la gente stare bene mentre realizza la vita che desidera con le proprie abilità, tra cui la creatività.

Nel 2017 ho incontrato Tony Buzan, esperto di creatività e inventore delle mappe mentali: strumento facilissime da usare e scoprirai subito perché. Da quel giorno non riesco a farne a meno (clicca qui per l’articolo che ho scritto quando l’ho incontrato).

Se la tua mente è vuota è sempre pronta a tutto; è aperta a tutto. (Shunryu Suzuki)

Riassumendo al massimo i consigli di Buzan e la mia esperienza in due anni di utilizzo, le tappe su cui è bene concentrarsi per creare una mappa mentale sono 8: 1- Fermati un attimo; 2- Cose da fare; 3- Ambiti; 4- Crea una mappa; 5-Azioni; 6-Priorità e Scadenze; 7- Pianificazione; 8- Verifica.

FERMATI UN ATTIMO

Quando organizzi un viaggio: ti fermi, immagini dove andare, come arrivare e scegli cosa portare. Con le tue mappe sarà lo stesso: se vorrai goderti la vita (come il viaggio) dovrai fermarti un attimo. Io mi fermo a gennaio, per organizzare l’anno, il lunedì mattina per la settimana. Spesso mi fermo durante il giorno per fare ordine e organizzarmi nel tempo che mi resta per portare a termine le attività fondamentali. Tu quale momento preferisci fermarti?

COSE DA FARE

Elenca le cose che hai da fare in tutti gli ambiti della tua vita. Qui sceglierò 3 ambiti diversi per rendere semplice l’esempio: chiamare Gianni il commercialista, pagare bollette, comprare regalo.

AMBITI

Crea gli ambiti in cui inserire queste azioni. Quindi: chiamare Gianni = ambito LAVORO, pagare bollette= ambito CASA, comprare regalo = ambito RELAZIONE DI COPPIA. (puoi aggiungere sport, amici, lavoro, azienda…)

CREA UNA MAPPA

Disegna un cerchio al centro del foglio. Scrivi l’oggetto della tua sessione creativa e produttiva (Io inserisco la settimana corrente). Poi disegna i rami che corrispondono agli ambiti che hai già individuato (lavoro, casa, relazioni di coppia).

ELENCA AZIONI

Per ogni ambito elenca ed aggiungi le azioni da fare (chiamate sopra COSE DA FARE). Ti mostro una foto del foglio su cui ho sto disegnando l’esempio.

PRIORITÀ e SCADENZE

A questo punto, ti consiglio una pausa di 5 minuti. Riposati e preparati alla seconda parte più impegnativa. Ho già parlato dell’importanza delle scadenze e di alcune strategie creative. Per leggerle alla fine clicca qui). Proseguiamo.

Prendi un pennarello diverso e inserisci dei numeri in base a priorità e scadenze, cioè “Cosa è importante fare per primo, secondo e terzo? Entro quando?” Ad esempio: Gianni aspetta la tua chiamata da 3 giorni e sei già in ritardo, la bolletta scade fra 10 giorni, il compleanno è fra 5 giorni. Quindi meglio prima chiamare Gianni, poi comprare il regalo e poi pagare la bolletta. vero?

Lo so, non è così semplice fare una scala di priorità. Dovrai decidere secondo i tuoi personali criteri di valutazione. Questo è il momento opportuno per esclamare:

Ognuno ha le sue priorità!

PIANIFICAZIONE

Significa, secondo la mia esperienza, decidere quando fare ciò che hai deciso di fare. Con le parole del regista e architetto Charles Eames:

“Pianificare qualcosa significa mettere in ordine tutti gli elementi nel modo migliore per centrare un obiettivo”

Apri la tua agenda cartacea o digitale. Io uso Google Calendar, un’Applicazione gratuita connessa con il pc e lo smartphone, da consultare ovunque. Segna queste azioni in giorni e orari precisi, ad esempio:

  • lunedì dalle 15:00 alle 16:00 > prepara documenti per Gianni e chiama.
  • Lunedì ore 19:00 > pensa al regalo da fare
  • Martedì ore 19:00 > compra regalo
  • Mercoledì ore 12:30 > pagare bolletta.

VERIFICA, ELIMINA E RIPIANIFICA

Ogni fine giornata o settimana, consulta la tua mappa e cancella le attività svolte. Quest’azione, seppure semplice dà una gratificazione immensa perché ti rende consapevole del successo raggiunto. Prova e vedrai. Se hai delle attività che non hai realizzato, non c’è problema: scegli un altro giorno in cui farle. Questo è il momento buono per rimandare.

CONSIGLI

Usa colori per stimolare creatività e memorizzazione. Crea la tua mappa in un luogo tranquillo e in un momento della giornata in cui sei maggiormente produttivo: io preferisco dalle 8.15 alle 8.45. Nel libro di Buzan ci sono approfondimenti e consigli utili per utilizzare la mappa a casa, a lavoro, per preparare una presentazione, per gestire un team, realizzare e condurre un progetto. Gli esempi di aziende di successo sono tanti. Il libro si chiama Mappe Mentali a lavoro di Tony Buzan

Se vuoi contattarmi per una consulenza, pianificare i tuoi obiettivi futuri prepararti per i tuoi cambiamenti, sono a disposizione. Ricevo su appuntamento a Padova di persona o online via Skype o Whats App Video. Compila il modulo oppure mettiti subito all’opera e prova la potenza di questo strumento per realizzare il futuro che desideri, o preferisci affidarti all’imprevedibile destino?

“Il destino bisogna programmarlo un po’, è come il futuro, chi non programma dà la colpa al destino” Andrea Calcagnile.

Buona organizzazione.

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